アンケート調査を行い結果をクライ
アントに報告後データを保管したり
破棄したりします。データには個人
情報となるものもあるので常に取り
扱いには注意をしなければなりませ
ん。
アンケート調査後のデータの保管に
ついて説明します。
【アンケート調査】アンケート調査データや文書の保管について
アンケート調査を行うにあたって
は、企画書、ガイド、調査票、問
い合わせ、注意事項、Q＆A、リ
ストなど様々なデータや文書があ
ります。適切に保管することで次
回の調査の参考になったり個人情
報を保護することになります。
使用文書
アンケート調査を行う上での文書
は、今はすべて電子ファイルに纏
められます。企画書、調査ガイド、
スクリーニング票、調査票、割付
表、リスト、集計表、報告書など
はすべてプロジェクトの番号をつ
けて管理します。
文書については、アクセスに制限
が設けられて、誰でもが見れるよ
うにはなっていません。特定の部
署の特定の人のみ閲覧や修正など
が出来るようになっています。
調査票
アンケート調査を行う上で絶対に
必要となるのが調査票です。調査
票はファイルで作成し、出力をし
て使用する場合と、コンピュータ
で行う場合には、プログラミング
をして使用することになります。
調査票を出力して紙で行った場合
には、終了後、調査票は番号を振
った文書保存箱に入れて保管する
ことになります。保管期間は会社
ごとに違い1か月の場合もあれば
1年単位の場合もあります。
クライアントによっては終了後の
調査票をそのまま納品することも
あります。調査をコンピュータで
行った際の調査データは、圧縮し
パスワードをかけて特定のフォル
ダで管理します。
調査対象者リスト
調査対象者のリストは、個人情報
となるため扱いも更に厳重に管理
することになります。
電子データのリストの場合は、圧
縮した後にパスワードをかけて個
人情報特定のフォルダに保管しま
す。紙で出力したリストも保管す
る際には鍵のついた保管庫へ一定
期間保管した後に廃棄処分します
が、その際にも、プロジェクト名
や件数、廃棄日などを記録します
。廃棄業者もプライバシーマーク
取得業者に依頼します。
事務所間で移動する場合もすべて
書面にて行い記録を取っておきま
す。
集計表・報告書
出力した集計表や報告書はクライ
アントに納品後、ファイルは、す
べて担当者がプロジェクトごとに
管理を行います。集計表や報告書
も調査票同様に一定期間保管後は
、データの消去を記録を取って行
います。
謝礼の名簿
謝礼の発送などで使用したファイ
ルなども圧縮しパスワードをかけ
たのち一定期間保管し消去します
。その際もプロジェクト名や消去
件数の記録をとっておきます。
その他の文書
その他、割付表や調査ガイドなど
の文書も基本的には調査票同様プ
ロジェクトごとに管理します。
一定期間保管後は、すべて廃棄処
分します。
まとめ
アンケート調査を行った後のデー
タや文書の保管について説明しま
した。保管については個人情報も
含まれるため厳重に管理され廃棄
の際も記録を取るようになってい
ます。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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